Nếu bạn đang tìm cách thiết lập một hệ thống tổng đài điện thoại ip doanh nghiệp mới hoặc nâng cấp cơ sở hạ tầng liên lạc hiện có của mình thì bạn cần phải biết các tính năng của tổng đài IP? Và cần phải nắm bắt những thông tin sau trước khi triển khai.
Sau đây cùng chúng tôi hiểu chính xác tổng đài IP là gì, ưu điểm cùng tính năng của tổng đài IP mang lại và tại sao nó lại cần thiết cho doanh nghiệp hiện nay.
Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP là một thiết bị viễn thông cung cấp khả năng kết nối bằng giọng nói với điện thoại bàn trong tòa nhà.
Nó xử lý các cuộc gọi đi và đến qua mạng điện thoại trong khi kết nối nó với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN).
Tổng đài IP hoạt động như thế nào?
Tổng đài IP gửi và nhận cuộc gọi qua VoIP, nó chuyển đổi tín hiệu tương tự sang tín hiệu số
Hệ thống tổng đài IP sử dụng Giao thức khởi tạo phiên (SIP).
Mỗi máy khách trên mạng được cấp một địa chỉ SIP, địa chỉ này là duy nhất.
Ở bên ngoài, định tuyến cuộc gọi và liên lạc tương tự như một tổng đài thông thường, với mọi người dùng có thể kết nối với nhau.
Trong khi ở bên trong, mọi cuộc gọi quay số được ánh xạ tới một địa chỉ SIP.
Vì trong trường hợp này, cả hai người dùng đều đang sử dụng VoIP, nên cuộc gọi không cần phải định tuyến đến một đường dây điện thoại bên ngoài.
Khi không có địa chỉ SIP, hãy gắn nhãn địa chỉ đó là cuộc gọi bên ngoài và PBX sẽ gửi cuộc gọi của bạn đến đường dẫn VoIP hoặc chuyên gia VoIP để định tuyến đến đường dây điện thoại bên ngoài
Các Tính năng của tổng đài IP
Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang tổng đài dựa trên IP có nghĩa là người dùng doanh nghiệp được hưởng lợi từ một số tính năng nâng cao hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một tổng đài IP mới, hãy đảm bảo tìm kiếm các Tính năng của tổng đài IP chính sau:
1. Tin nhắn thoại
2. Hội nghị
Hội nghị nhiều bên đã trở thành mục tiêu chính của các công ty hiện nay vì vậy điều quan trọng là phải tìm kiếm một giải pháp đi kèm với hỗ trợ tích hợp không chỉ cho cuộc gọi ba bên đơn giản mà còn cho hội nghị nhiều người tham gia.
3. Báo cáo và phân tích
Hầu hết các hệ thống tổng đài IP hiện nay đều được tích hợp sẵn các tính năng báo cáo cơ bản và một số có thể cung cấp báo cáo và phân tích nâng cao hơn. Đảm bảo giải quyết các yêu cầu kinh doanh của bạn khi nói đến báo cáo và ít nhất, hãy tìm một hệ thống đi kèm với tính năng báo cáo lịch sử cuộc gọi đơn giản được bật.
4. Ghi âm cuộc gọi hoặc Ghi âm giọng nói
Với phần mềm ghi âm cuộc gọi tích hợp, tổng đài IP cho phép bạn ghi lại cả cuộc gọi đến và đi để giám sát chất lượng và giải quyết tranh chấp.
Nó cũng tạo ra các báo cáo chi tiết cuộc gọi với nguồn, đích, thời gian và thời lượng.
Phân tích cuộc gọi tùy chọn giúp bạn tăng hiệu quả của lực lượng lao động lên rất nhiều.
5. Thư thoại đến Email
Khi cuộc gọi không được kết nối, Người dùng có thể gửi thư thoại dưới dạng tệp đính kèm với tin nhắn và nhân viên có thể dễ dàng trả lời bằng điện thoại di động của họ. Nó làm tăng năng suất và không ảnh hưởng đến tính liên tục của công việc
6. Tích hợp phần mền bên thứ 3
Tổng đài được phát triển trên Công nghệ mã nguồn mở và có thể dễ dàng tích hợp với tất cả các phần mềm chính của bên thứ ba như CRM (Zoho, Salesforce, leadsquare, Vtiger, v.v.), SMS, Email, WhatsApp, Chatbot, v.v. hoặc các hạn chế để tích hợp với các hệ thống hoặc thiết bị khác
7. IVR (Phản hồi bằng giọng nói tương tác)
IVR là công nghệ cho phép các doanh nghiệp kết nối với khách hàng bằng cách sử dụng tin nhắn thoại được ghi âm trước và DTMF/nhập giọng nói thông qua bàn phím để tự động hóa các cuộc gọi đến.
Nó tương tác với người gọi, lấy thông tin chi tiết chung và định tuyến cuộc gọi đến các đại lý thích hợp, do đó giúp tổ chức nâng cao dịch vụ khách hàng đồng thời giảm chi phí vận hành
8. Kết nối hệ thống điện thoại từ nhiều địa điểm
Tổng đài ip có thể kết nối tất cả các địa điểm văn phòng với một hệ thống điện thoại trung tâm sẽ loại bỏ chi phí gọi từ trang này sang trang khác
Vì vậy sẽ không cần thiết lập một hệ thống điện thoại voip khác nhau cho mọi địa điểm văn phòng.
Lợi ích của hệ thống tổng đài IP
Sử dụng tổng đài ip trong doanh nghiệp có thể tăng thêm giá trị to lớn cho năng suất của doanh nghiệp cùng những lợi ích khác.
Những Lợi ích của hệ thống tổng đài IP mang lại phải kế đến như:
Giảm chi phí viễn thông
Sử dụng tổng đài VoIP có thể giúp tổ chức giảm đáng kể chi phí viễn thông do trung kế SIP mà công nghệ VoIP cung cấp.
Cải thiện giao tiếp giữa các địa điểm
Nếu bạn đang tìm cách lưu trữ tin nhắn thoại, duy trì danh bạ, thực hiện định tuyến cuộc gọi quốc tế và quản trị điểm cuối từ một địa điểm, giải pháp tổng đài IP PBX là một lựa chọn tuyệt vời
Giữ phần cứng hiện có và giảm thiểu thay đổi
Tùy thuộc vào phần cứng bạn hiện đang sử dụng để giao tiếp, bạn có thể tiếp tục sử dụng cùng một phần cứng hoặc một phần của phần cứng đó chỉ bằng cách thêm địa chỉ SIP, mật khẩu và miền.
Khi tổ chức của bạn mở rộng quy mô, việc tăng số lượng kênh thoại trở nên dễ dàng hơn trong khi yêu cầu cấu hình tối thiểu.
Quản lý cấu hình và bảo trì đơn giản hơn
Các hệ thống IP-PBX khá dễ giám sát. Hầu hết các khung điện thoại dựa trên IP đều đi kèm với giao diện Cấu hình Web đơn giản giúp khách hàng dễ dàng giám sát, sắp xếp hoặc hiệu chỉnh khung điện thoại.
IP-PBX có thể dễ dàng theo dõi và thực hiện các thay đổi ở mọi nơi; nó cũng có thể được thiết lập từ xa. Quản trị viên cũng có thể cài đặt các bản cập nhật và bản phát hành từ xa. Đó là một cơ sở hạ tầng hoàn toàn tự điều chỉnh và dễ tiếp cận.
Kết nối nhiều địa điểm kinh doanh
Bạn có thể sử dụng cùng một hệ thống PBX để kết nối nhân viên ở nhiều địa điểm khác nhau.
Một hệ thống PBX sẽ xử lý tất cả các cuộc gọi của bạn thông qua chuyển tiếp và định tuyến.
Bảo mật nâng cao
Các hệ thống PBX hiện cung cấp mã hóa tích hợp để bảo vệ tất cả các cuộc hội thoại.
Tính năng bảo mật bổ sung này giúp tăng cường quyền riêng tư cho công ty và khách hàng của bạn.
